Pekanbaru (Nadariau.com) – Berdasarkan UU nomor 23 tahun 2014, tentang pemerintahan daerah pasal 12 ayat 2 huruf r menyatakan, bahwa kearsipan menjadi urusan pemerintah wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar.
Sekretaris DaerahProvinsi (Sekdaprov) Riau, Ahmad Hijazi menjelaskan, pembagian urusan pemerintahan Konkuren bidang kearsipan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota diserahkan tugas pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, pengelolaan JIKN dan SIKN, perlindungan dan penyelamatan arsip. Serta pemberian izin penggunaan arsip.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan. Serta ANRI sebagai penyelenggaran kearsipan nasional.
Selanjutnya arsip yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan dan bahan pembelajaran masyarakat, bangsa dan negara.
“Untuk menciptakan kondisi ini harus diimplementasikan prinsip, kaidah, norma, prosedur dan kriteria dengan dukungan sumberdaya yang memadai. Sehingga mampu merespon tuntutan dinamika pemerintahan dalam keterbukaan informasi dan komunikasi,” kata Ahmad dalam, Kamis (21/12/2017).
Berdasarkan hasil audit kearsipan secara nasional yang dilaksanakan oleh ANRI memberikan gambaran bahwa, penyelenggaraan kearsipan dilingkungan pemerintah Riau masih jauh dari harapan.
Pada pelaksanaan audit eksternal ini terhadap penyelenggaraan kearsipan Pemda kabupaten/kota di Riau, yang dilaksanakan oleh ANRI bersama tim pengawasan kearsipan Riau untuk tahun 2017, memberikan hasil yang belum baik.
Secara faktual tercermin pada penilaian kualitas dan kuantitas kriteria audit masih dalam kategori ‘Buruk’. Kondisi ini lebih disebabkan oleh belum sinkronya regulasi dan aturan penyelenggaraan dengan teknis pengelolaan kearsipan, yang menjadi rujukan dan dasar pelaksanaanya.
Seyogyanya audit kearsipan memberikan dampak positif pada proses tertib administrasi yang bermuara pada penciptaan arsip, yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Terhadap aktifitas kedinasan bagi setiap organisasi perangkat daerah.
Kepada Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dipersip) Riau, sebagai Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), maka OPD yang membidangi kearsipan provinsi maupun kabupaten/kota harus menjadi motivator. Dalam pelaksanaan teknis kearsipan dilingkungan pemerintah masing-masing, melakukan pembinaan kesinambungan kepada OPD sebagai pencipta arsip.
Sehingga penyelenggaraan kearsipan dimasa akan datang, menjadi lebih baik yang tercermin pada tertibnya administrasi penyelenggaraan pemerintah. Terutama berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis.
“Menyikapi hal ini, maka sebagai pengarah dalam tim pengawasan kearsipan Provinsi Riau, saya berharap kepada kabupaten/kota, agar dapat memperhatikan dan menindaklanjuti laporan hasil audit kearsipan ini secara maksimal,” pinta Ahmad.
Sementara Kadis Dipersip Riau, Rahima Erna menjelaskan, hasil laporan audit kearsipan eksternal (LAKE) sudah diserahkan ke Pemda 12 kabupaten/kota di Ruang Bedah Buku di Pustaka Soeman HS, pada Rabu (21/12/2017) kemarin.
Dengan hasil audit ini, diharapkan seluruh OPD dapat mengevaluasi dan meningkatkan upaya melindungi danmenyelamatkan arsipnya. Sebab jika arsibnya tidak rapi, maka yang bertanggungjawab adalah kepala dinas OPD tersebut.
“Maka tahun 2018 nanti, bagi OPD yang merasa kurang mampu dalam pengelolaan arsip, boleh meminta pendampingan kepada Dipersip. Supaya arsipnya terlindungi dan terselamatkan,” kata Erna. (ind)
