Siak (Nadariau.com) – Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dipersip) Provinsi Riau beserta Tim dari Bidang Pembinaan dan Pelayanan Arsip mengadakan kunjungan kerja ke Kabupaten Siak dalam rangka Pembinaan dan Pelayanan Sadar Tertib Arsip melalui Kegiatan Mobilisasi Informasi Pelayanan Kearsipan.
Acara Penyuluhan Sadar Tertib Arsip di Lingkungan Pendidikan ini dilaksanakan di Gedung Perpustakaan Kabupaten Siak. Peserta terdiri dari perwakilan dari Pegawai Tata Usaha dan Siswa pada Sekolah Menengah Atas di sekitar Kota Siak Sri Indrapura.
Sekolah tersebut terdiri atas SMA Negeri 1 Siak, SMA Negeri 2 Siak, SMA Negeri 1 Mempura, SMA Negri 2 Mempura, MAN 1 Siak, SMA Islamic Center, SMK Negeri 1 Siak dan SMK Kesehatan Al Fath, dengan jumlah peserta sebanyak 40 orang.
Rangkaian acara Penyuluhan Sadar Tertib Arsip tersebut meliputi Menyanyikan Lagu Indonesia Raya, Pembukaan sekaligus pengarahan dari Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau, Penyampaian materi dari Kepala Dinas Perpustakaan Kabupaten Siak, Penyampaian Materi dari Arsiparis Madya (Ramli Arsyad SE ME) dan diakhiri dengan Penayangan Film Perjuangan dari Tim Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau.
Pada kesempatan tersebut Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau menyampaikan Tata Kelola Kearsipan. Arsip sangat penting dan selalu diperlukan dalam kehidupan sehari-hari.
Karena arsip merupakan menjamin hak-hak keperdataan rakyat, bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara dan sebagai identitas dan jati diri bangsa. Oleh sebab itu arsip harus dijaga keberadaannya, sehingga pada saat diperlukan dapat segera ditemukan kembali.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Siak Muhammad Arifin dalam pidatonya menyinggung arsip merupakan salah satu sarana untuk menjaga aset bangsa karena dengan arsip kita dapat mempertahankan hak-hak kewilayahan suatu bangsa, daerah maupun masyarakat.
Indonesia pernah kehilangan wilayah yaitu Pulau Sipadan dan Ligitan dikarenakan arsip mengenai pulau tersebut tidak lengkap yang akhirnya hak-hak kepemilikan Pulau tersebut dimenangkan oleh Negara Jiran Malaysia karena memiliki arsip-arsip yang lebih mendukung.
Sementara itu Dinas Perpustakaan Kabupaten Siak akan berkoordinasi agar masing-masing OPD segera menerbitkan Surat Keputusan penunjukan unit kearsipan sebagai penanggung jawab pengelolaan arsip.
“Kedepan kita akan dilakukan audit kearsipan di masing-masing OPD, sehingga pembenahan arsip yang ada perlu dilakukan melalui koordinasi dengan Bidang Kearsipan Dinas Perpustakaan Siak,” kata Arifin, Senin (15/04/2019).
Materi dari Arsiparis Madya (Ramli Arsyad SE ME) dengan Tema “Peduli Arsip Sekarang dan Masa Depan Cemerlang” berupa pengenalan peran arsip yang tercipta di lingkungan pendidikan seperti Buku Induk Siswa, Rapor, SKHU, Ijazah adalah merupakan arsip vital yang harus ditata dan dijaga baik oleh pihak sekolah maupun siswa.
Arsip ini memiliki peran penting baik secara individu maupun organisasi sebagai bukti keberadaan, kelangsungan pendidikan dan masa depan siswa.
Acara berikutnya adalah Pembinaan Tata Kelola Kearsipan kepada Perangkat Daerah di lingkungan Kabupaten Siak dengan peserta Kepala Perangkat Daerah. Acara dipimpin oleh Asisten Administrasi Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Siak H Jamaludin dalam pengarahannya menyampaikan bahwa Arsip merupakan catatan peristiwa dan sejarah perjalanan kinerja instansi pemerintahan.
Sebagai pemerintah daerah yang komit mewujudkan tata pemerintahan yang baik (good governance), pengelolaan administrasi pemerintahan perlu mendapat perhatian serius masing-masing OPD dilingkungan Pemkab Siak.
Kepala Dinas perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Riau Dr Hj Rahima Erna MSi menyampaikan bahwa Indeks Manajemen Kearsipan masuk dalam Pelaksanaan Reformasi Birokrasi yang mempengaruhi pada penilaian dalam Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah.
Komponen Penilaian Indeks Manajemen Kearsipan meliputi Audit Kearsipan Eksternal yang dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Nasional (ANRI) terhadap penyelenggaraan kearsipan pada Pemerintah Provinsi dan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi terhadap penyelenggaraan kearsipan pada Pemerintah Kabupaten/Kota serta Audit Kearsipan Internal yang dilaksanakan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota terhadap penyelenggaraan Kearsipan di Perangkat Daerah di lingkungannya.
Komponen audit Eksternal terdiri atas ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan, Program kearsipan, Pengolahan arsip inaktif, Penyusutan arsip, Pengelolaan arsip statis, SDM kearsipan, Kelembagaan.
“Sedangkan Komponen Audit Internal terdiri atas: Pengelolaan arsip dinamis, Sumber Daya manusia Kearsipan, Prasarana dan Sarana Kearsipan,” jelas Erna. (ind)
