2018 Arsip Harus Tertip
Pekanbaru (Nadariau.com) – Diakui, dari 40 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dilingkup Pemerintah Provinsi (Pemprov) Riau, baru sekitar 25 persen OPD yang tertip arsip.
Hasil audit Badan Arsip Nasional RI tahun 2017, Provinsi Riau dapat penilaian kategori buruk dalam pelaporan dan penyusunan arsip dari OPD. Baik arsip statis maupun arsip dinamis.
Oleh sebab itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dipersip) Riau Rahima Erna, melalui Kabid Arsip Sri Mekka meminta kepada seluruh OPD untuk melakukan pengelolaan arsip secara tertip.
Salah satu caranya yaitu, seluruh OPD harus mengusulkan kepada Sekdaprov Riau untuk menunjuk tiga orang pengelola arsip. Jika dirinci, yaitu ketua, sekretaris dan anggota arsiptaris.
Kemudian SK pengelola arsip diserahkan ke Dipersip. Waktu penyerahan ditargetkan dalam tempo satu bulan, maksimal dua bulan kedepan.
“Tahun 2018 kita harus benar-benar tertip arsip. Jangan sampai tidak adalagi OPD yang tidak memiliki arsip kantor,” kata Mekka, Minggu (24/12/2017).
Mekka menegaskan, jika pengelola arsip tidak paham dan atau tidak mengerti menyusun arsip, maka bisa diminta pendampingan kepada Dipersip. Maka akan diturunkan salah seorang pegawai Dipersip membina pengelola Dipersip tersebut.
Mekka menegaskan kembali, jika arsip suatu OPD tidak tertip dan rapi, maka yang rugi adalah kepala dinasnya. Sebab ketika ada pemeriksaan, sudah tentu kepala dinas tersebut yang bertanggungjawab dalam penyediaan laporan arsip OPD itu.
“Sudah banyak kejadian, ketika ada pemeriksaan kepala dinasnya tidak bisa menunjukkan bukti arsip. Hal ini disebabkan di OPD tersebut tidak ada pengelola arsip secara khusus, sehingga arsipnya tidak tersusun dan tidak terjaga dengan baik,” ujar Mekka.
Sementara salah seorang pegawai Badan Arsip Nasional RI, Ikhwan menegaskan, setiap pejabat harus bisa menjaga, menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan.
Bagi pejabat yang melanggar maka dikenakan sanksi. Seperti sanksi teguran, penurunan jabatan, penanggalan baju (Pemecatan PNS) dan kurungan penjara.
Sebab dalam aturan arsip kantor bisa dimusnahkan diatas 10 tahun. Namun arsip permanen tidak boleh dihilangkan dan harus tetap terjamin sepanjang masa.
“Jadi, bagi arsip OPD yang masih tidak tertib sebaiknya diminta pendampingan untuk menertibkan. Caranya, tertibkan persatu tahun. Seperti selesaikan dulu tahun 2016, setelah itu baru tahun-tahun lainya,” kata Ikhwan. (ind)
