Pekanbaru (Nadariau.com) – Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dipersip) Provinsi Riau merancang peraturan daerah tentang kearsipan dilingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Riau.
Tujuannya agar pedoman penyusunan pedoman kearsipan tahun 2018 dapat tertata dengan rapi dan baik. Sehingga seluruh arsip dilingkungan OPD terjamin, terjaga, aman dan mudah dicari.
Kabid Pembinaan dan Pelayanan Arsip Dipersip Riau Sri Mekka SSH MSi menjelaskan, untuk menata kearsipan dengan baik maka Dipersip sudah membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedoman OPD dalam penyusunan arsip.
“Melalui JRA OPD dapat dipandu dalam langkah – langkah penyusunan arsip. Sehingga arsip bisa disimpan sesuai dengan jenisnya. Seperti jenis arsip permanen dan atau jenis arsip statis,” kata Mekka, Rabu (17/10/2018).
Mekka memaparkan, JRA sangat bermanfaat bagi OPD. Karena OPD dapat mengetahui masa simpan suatu arsip, memudahkan suatu proses penyusunan dan pemusnahan arsip.
Selanjutnya, OPD dapat mengetahui jenis arsip yang berketerangan permanen dan masuk sebagai arsip statis.
Mekka mengatakan, tata kelola arsip melalui JRA berdasarkan pasal 53 Peraturan Pemerintah nomor 28, tentang pekaksanaan undang – undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan .
Kemudian diimplementasi melalui kegiatan penerapan empat pilar kearsipan, yang salah satunya adalah Jadwal Retensi Arsip (JRA).
“Oleh karena itu selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Provinsi Riau, kami telah menyusun JRA dilingkungan Pemerintah Provinsi Riau,” kata Mekka.
Diantara JRA yang sudah disusun yaitu pada urusan pemberdayaan perempuan, perlindungan anak dan kependudukan.
Urusan kelautan dan perikanan, urusan koperasi usaha kecil dan menengah, urusan pembangunan desa, urusan ekonomi kreatif.
Kemudian urusan kesehatan, urusan agama, urusan sosial, urusan kependudukan, urusan komunikasi dan informatika.
Mengingat pentingnya regulasi daerah bidang kearsipan yang harus disusun, maka JRA tersebut perlu disinkronisasikan dengan OPD yang membidanginya.
“Maka kami mohon kepada OPD terkait untuk dapat mengoreksi dan memberikan masukan terhadap JRA. Supaya kedepan, JRA bisa menjadi sebuah Pergub tentang kearsipan dilingkungan Pemerintah Provinsi Riau,” ujar Mekka. (ind)
