[responsivevoice_button voice=”Indonesian Female” buttontext=”Dengarkan Berita”][divide]
Pekanbaru (Nadariau.com) – Dinas Pustakaan dan Kearsipan (Dipersip) Provinsi Riau mempraktekkan cara penataan arsip kepada pegawai sekretariat DPRD Riau secara rapi dan benar.
Dalam praktek yang dilakukan secara langsung di ruang Medium DPRD Riau, sangat jauh dari kaidah peraturan dan perundang undangan kearsipan.
Oleh sebab itu, melalui praktek tersebut, Dipersip telah menunjukkan tata cara yang benar. Sehingga arsip bisa terjaga dengan aman dan baik. Jika dibutuhkan sangat mudah untuk mencarinya.
“Kami melakukan praktek secara langsung. Memang cara penyusunan berkas dan penyimpananya belum sesuai dengan kaida peraturan dan perundangan-undangan, kata Kepala Bidang Pembinaan dan Pelayanan Arsip Sri Mekka SSH MSi, Sabtu (14/04/2018).
Menurut Mekka, pengelolaan arsip di DPRD Riau sangat penting. Karena berkas banyak bersifat rahasia negara.
Oleh sebab itu, Dipersip telah meminta kepada Sekretariat dewan untuk menetapkan pegawai sebagai unit pengelolaan arsip atau disebut Arsiptaris.
Arsiptaris bertugas untuk menerima, menyimpan dan mencari arsip. Seperti arsip Ranperda, mulai dari pembahasan, rekaman sidang dan sampai penetapan harus dijadikan satu buku/bundel.
“Arsip ini sangat penting. Sebab ketika ada pemerikasaan maka kita tinggal mengambil saja berkasnya, tanpa harus mencari cari kesana-kesini,” jelas Mekka.
Ramli Arsyad selaku petugas teknis Dipersip mengatakan, Sekretariat DPRD Riau merupakan OPD ke 7 dari sekitar 54 OPD dilingkungan Provinsi Riau.
Dipersip terus melakukan sosialisasi dan diminta untuk sosialisasi tentang tata cara pengelolaan kearsipan yang baik.
Pada pertengahan tahun 2018, Dipersip akan mengaudit seluruh arsip OPD dilingkungan Provinsi Riau, termasuk RSUD. Bagi OPD yang memiliki kearsipan terbaik akan diberikan penghargaan secara langsung oleh Gubernur Riau.
“Jadi kami dari Dipersip bertugas melakukan pembinaan, pengawasan dan pengauditan. Kedepan akan kita lihat perkembangan pengelolaan kearsipan di Sekretariat Dewan tersebut,” kata Ramli.
Sebelumnya Jum’at (13/04/2018) Dipersip Riau telah melakukan sosialisasi tentang perpustakaan dan kearsipan kepada pegawai sekretariat DPRD Riau. Rombongan dipimpin oleh Kepala Dipersip Riau Dr Rahima Erna MSi.
Dalam pertemuan itu, selain berbicara kearsipan dan pustaka, Rohima meminta ada pojok baca di setiap ruangan dewan, lobi atau ditempat keramaian.
“Sehingga sambil duduk, dewan, pegawai maupun tamu yang datang ke gedung DPRD Riau bisa membaca,” kata Rohima.
Sementara Sekwan DPRD Riau Kaharuddin mengaku, selama ini belum mengetahui tata cara pengelolaan kearsipan secara benar sesuai kaidah aturan dan perundang undangan berlaku.
Namun melalui sosialisasi dan praktek tersebut, tentu pengelolaan kearsipan akan dibenahi sebaik mungkin. Sehingga seluruh arsip bisa terjaga dengan baik.
“Terkait pojok baca, akan kami rancang agar program itu bisa diwujudkan dengan cepat,” kata Kaharudin. (ind)
